Создание шаблона документа

Шаблон — это форма акта, предписания или другого документа. Создайте её один раз, а затем используйте для разных задач: нужные данные подставятся в документ.

1. Создайте шаблон и добавьте поля

Откройте «Мои шаблоны» → «Шаблоны документов» и нажмите «Создать шаблон». Укажите название, вид документа и область доступа.

Добавьте сведения, которые будут меняться при создании документа:

• Поля документа заполняются один раз для всего документа. Например, «ФИО проверяющего».

• Поля задачи заполняются отдельно для каждого замечания. Например, «Срок устранения».

Настройки шаблона и поля для заполнения

2. Настройте текст и таблицу

В редакторе напишите постоянный текст документа. Там, где должны появляться меняющиеся данные, вставьте нужное поле кнопкой рядом с редактором. Настройте оформление текста и таблицы.

Редактор содержания шаблона

Чтобы в документ попали все выбранные замечания, выделите строку данных в таблице и включите «Повторять строку для каждой задачи». Заголовок таблицы оставьте обычным: повторять нужно только строку с данными.

Настройка строки таблицы для выбранных задач

3. Проверьте и сохраните шаблон

Откройте «Предпросмотр». Проверьте текст, поля и таблицу, затем сохраните шаблон.

Если шаблоном должны пользоваться сотрудники компании, администратор компании выбирает в меню «…» → «Сохранить в компанию», сохраняет копию и нажимает «Опубликовать шаблон». Пока изменения остаются черновиком, пользователям доступна прежняя опубликованная версия.

4. Создайте документ по шаблону

Откройте задачи нужного проекта, отметьте замечания и нажмите «Создать документ».

Выбор задач для создания документа

Выберите свой шаблон и нажмите «Продолжить». Проверьте номер, дату и объект. Заполните поля документа и, если они есть, поля отдельных задач.

Выбор шаблона и заполнение данных документа

Если нужны фотографии, включите их добавление: они берутся из вложений выбранных задач. Нажмите «Создать и скачать DOCX».

5. Проверьте готовый документ

Документ сохранится в разделе «Документы» проекта. Там можно скачать Word или PDF. Перед отправкой проверьте сведения, список замечаний и фотографии.

Готовый документ и скачивание файлов

Если нужно изменить форму, вернитесь к шаблону и исправьте его в редакторе. Уже созданные документы не изменятся.