Компания и корпоративный каталог

Как подключить компанию, пригласить коллег и настроить совместную работу в проектах.

Компания объединяет сотрудников, группы и корпоративные проекты. Вы добавляете коллег в компанию один раз, а затем предоставляете им доступ к нужным проектам персонально или сразу всей группе.

Важно: вступление в компанию и доступ к проекту — разные действия. Обычный участник компании не получает автоматически доступ ко всем её проектам.

Перед началом

  • Для подключения новой компании понадобятся её название и ИНН.

  • Права владельца компании предоставляются после проверки оплаты сотрудником GIP VISION. ИНН плательщика должен совпадать с ИНН в заявке.

  • Приглашать сотрудников и управлять группами могут владелец и администраторы компании. Назначать администраторов может владелец компании.

  • Привязать существующий личный проект к компании может его владелец, состоящий в этой компании.

Если компания уже подключена, повторную заявку подавать не нужно. Попросите её владельца или администратора пригласить вас.

1. Подключите компанию

Где: Настройки → Компания → Компании и доступы → Обзор.

  1. Найдите блок «Моя компания».

  2. Заполните «ИНН компании» и «Название компании».

  3. Нажмите «Отправить заявку на подтверждение».

  4. Дождитесь проверки заявки сотрудником GIP VISION.

Статус заявки отображается в том же разделе:

Статус

Что это означает

Ожидает проверки

Заявка создана, но права владельца ещё не предоставлены.

Подтверждено

Проверка завершена, компания подключена к аккаунту заявителя.

Отклонено

Посмотрите указанную причину. Если нужна помощь, обратитесь в поддержку.

Подача заявки и сама оплата не включают компанию автоматически. После проверки оплаты сотрудник GIP VISION подтверждает заявку. До подтверждения ваши существующие доступы к проектам сохраняются.

После подтверждения откройте компанию кнопкой «Открыть» в обзоре или перейдите на вкладку «Компания».

2. Пригласите коллег

Где: Компании и доступы → Компания → Участники.

  1. Нажмите «Пригласить в компанию».

  2. В открывшемся окне выберите способ приглашения:

    • «Существующий аккаунт» — найдите зарегистрированного пользователя;

    • «Новый email» — укажите адрес в поле «Email для приглашения».

  3. Выберите «Роль после принятия». Для обычного сотрудника используйте роль «Участник». Роль «Администратор» предназначена для управления компанией, её участниками и группами, а не только для работы с отдельным проектом.

  4. Если группы уже созданы, укажите нужные в поле «Группы после принятия». Этот шаг можно пропустить и добавить сотрудника в группу позже.

  5. Нажмите «Отправить приглашение».

Сотрудник должен принять приглашение. В своём кабинете он может открыть Настройки → Компания → Компании и доступы → Приглашения, найти раздел «В компанию» и нажать «Вступить в компанию». Если аккаунта ещё нет, сначала нужно зарегистрироваться с адресом, на который создано приглашение.

Пока приглашение не принято, оно отображается в блоке «Приглашения в компанию» со статусом «Ожидает ответа». Если нужно, используйте «Повторить». Создание приглашения или повторный запрос уведомления сами по себе не подтверждают доставку письма.

Где находится корпоративный каталог

Откройте Компания → Сотрудники. Здесь отображаются коллеги, их отделы и информация о себе; доступен поиск.

  • «Сотрудники» — просмотр каталога коллег.

  • «Участники» — приглашения и управление участием в компании.

  • «Группы» — объединение сотрудников для совместного назначения доступа.

3. Привяжите проект к компании

Где: Нужный проект → Настройки проекта → Основное → Компания проекта.

  1. Откройте личный проект под аккаунтом его владельца.

  2. В поле «Компания для проекта» выберите свою компанию.

  3. Нажмите «Привязать к компании».

  4. Проверьте название проекта и компании в окне подтверждения, затем нажмите «Подтвердить привязку».

После привязки проект станет корпоративным: появится возможность использовать группы и шаблоны компании, а его хранилище будет учитываться в квоте компании. Ранее выданные персональные доступы сохранятся. Администраторы компании получат доступ к проекту.

Если проект уже связан с нужной компанией, этот шаг пропустите. Для нового проекта сначала создайте его обычным способом, затем проверьте раздел «Компания проекта» и при необходимости выполните привязку.

Перед подтверждением внимательно проверьте компанию: эта операция не предназначена для переноса проекта из одной компании в другую.

4. Создайте группу сотрудников

Группы удобны, если одна команда работает в нескольких проектах. Например, можно создать группу «Строительный контроль» или «Проектировщики».

Где: Компании и доступы → Компания → Группы.

  1. Заполните «Название новой группы» и, при необходимости, «Описание».

  2. Нажмите «Создать группу».

  3. Выберите созданную группу в поле «Группа».

  4. В поле «Участники для добавления» отметьте нужных сотрудников.

  5. Нажмите «Добавить».

5. Дайте группе доступ к проекту

Где: Настройки проекта → Команда и доступ → Корпоративные пользователи → Группы.

  1. В поле «Группа компании проекта» выберите нужную группу.

  2. Укажите «Роль группы», соответствующую задачам команды.

  3. Нажмите «Сохранить доступ группы».

Назначенная роль применяется ко всем участникам группы. Не нужно приглашать каждого сотрудника отдельно в этот проект.

Для каждого следующего проекта назначьте доступ той же группе. Повторно создавать группу и приглашать коллег в компанию не требуется. Само создание группы не открывает ей все проекты компании.

Если доступ нужен только одному сотруднику, на вкладке «Корпоративные пользователи» выберите его в списке сотрудников, назначьте роль и нажмите «Добавить».

Права из разных источников суммируются. Удаление доступа через группу не отменяет персональный доступ или права администратора компании.

Если что-то не получается

«У проекта нет действующей компании с корпоративным каталогом»

Проверьте Настройки проекта → Основное → Компания проекта. Наличие компании в вашем аккаунте ещё не означает, что конкретный проект к ней привязан.

Если компания не подключена, начните с заявки. Если подключена, привяжите к ней проект. Если нужная компания уже указана, но сообщение остаётся, обратитесь в поддержку и сообщите название проекта и ИНН компании.

Не вижу кнопку «Пригласить в компанию» или раздел «Группы»

Эти действия доступны владельцу и администраторам компании. Проверьте, что открыли нужную компанию и вошли под аккаунтом с соответствующими правами.

Не могу привязать проект

Привязку выполняет владелец проекта. Он должен состоять в выбранной компании. Если система сообщает об ограничении доступа или квоты компании, передайте текст сообщения в поддержку. Подтверждение компании и доступный объём её хранилища проверяются отдельно.

Коллега вступил в компанию, но не видит проект

Проверьте, что проект привязан к нужной компании, а сотруднику выдан персональный доступ или он входит в группу, которой предоставлен доступ к этому проекту.

Нужно пригласить подрядчика только в один проект

Вступление в компанию не обязательно. Откройте Настройки проекта → Команда и доступ → Пользователи, укажите человека или email, выберите роль и нажмите «Пригласить в проект». Доступ появится после принятия приглашения.